Sosialisasikan Penyusutan Arsip

PROBOLINGGO –  Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Probolinggo menggelar sosialisasi penyusutan arsip, berupa pemusnahan arsip dan akuisisi arsip statis di lingkungan pemerintah setempat, Senin (28/10) di Ruang Puri Manggala Bakti. Hadir narasumber Bowo Herdianto, Kasi Pemeliharaan dan Pelestarian Arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.

Plt Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Probolinggo, Paeni menjelaskan, pihaknya sudah menjalani proses penyelesaian arsip, pembuatan daftar usul pengurus arsip teknis hingga pemusnahan arsip yang melibatkan Inspektorat, BKPSDM dan Bagian Hukum.

“Dengan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai guna dapat memperlancar tugas administrasi lebih rapi dan nyaman. Lebih tertib dan bersih sehingga bisa meningkatkan produktivitas pegawai dalam memberikan pelayanan pada masyarakat. Sebentar lagi Pemerintah Kota Probolinggo akan mendirikan depo arsip,” kata Paeni.

Bowo Herdianto, Kasi Pemeliharaan dan Pelestarian Arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur mengatakan, lembaga kearsipan akan menjadi pusat data. “Mari bertekad melakukan penyelamatan arsip,” pesannya.

Pada kesempatan itu, secara simbolis Wali Kota Hadi Zainal Abidin menandatangani berita acara pemusnahan arsip milik BKPSDM dan Kecamatan Kanigaran. Disaksikan pula oleh Inspektorat dan Kabag Hukum serta Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Arsip musnah dengan cara dimasukkan ke dalam mesin penghancur kertas.

Wali Kota Habib Hadi saat memberikan sambutan saat sosialisasi penyusutan arsip, berupa pemusnahan arsip dan akuisisi arsip statis di lingkungan Pemerintah Kota Probolinggo. (Foto: Welly/Humas dan Protokol Setda Kota Probolinggo)

Dalam paparannya, Habib Hadi-sapaan akrab wali kota menjelaskan tentang arsip dalam rekaman kegiatan kejadian, awasi dan transparansi. Ia berharap seluruh OPD segera melakukan penataan arsip. Sebab di tahun 2020 diberlakukan pengawasan kearsipan internal berupa laporan yang disampaikan kepada wali kota tembusan ANRI.

Beberapa hal yang harus disiapkan OPD antara lain melakukan penataan arsip, menyediakan ruang arsip, mempersiapkan sarana prasarana kearsipan dan mempersiapkan empat pilar kearsipan (tata naskah dinas, kode klasifikasi, jadwal retensi arsip, klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis). “Tolong untuk semua OPD segera disiapkan untuk mempermudah penataan arsip di masing-masing kantor,” harap Wali Kota Habib Hadi. (famydecta/humas)